Jak rozpocząć spotkanie biznesowe po angielsku

Jak rozpocząć spotkanie biznesowe po angielsku z większą pewnością siebie?

Na samą myśl o poprowadzeniu spotkania skręca Cię w żołądku. "Ja? Z moim angielskim? No dobrze, może jeszcze coś powiem, ale czy zrozumiem pytania skierowane w moją stronę? Jak mogę przygotować się na spotkanie biznesowe po angielsku, jeśli mój poziom angielskiego pozostawia jeszcze wiele do życzenia?" - zaczynasz sobie nerwowo wyliczać w głowie.

I tu przychodzę Ci z pocieszeniem i pomocą. Masz prawo się denerwować, ale to nie znaczy, że nie możesz zminimalizować swojego stresu i wprowadzić kilka środków zaradczych, które sprawią, że poprowadzisz spotkanie biznesowe po angielsku z większą pewnością siebie. Sprawdź poniższe kroki, które zredukują Twój stres związany ze spotkaniem biznesowym po angielsku.

Przygotuj się do spotkania

Niby oczywista wskazówka, a jednak czasami wydaje nam się, że pójście na żywioł załatwi sprawę. Zamkniemy oczy i jakoś magicznie wszystko się uda. Otóż nie.

Zacznę od mniej oczywistych wskazówek:

Przyjdź na spotkanie z intencją.

Co dokładnie chcesz osiągnąć na polu bardziej osobistym i czysto zawodowym? Tak, na polu osobistym też: Możesz, na przykład, założyć sobie, że a) "Chcę dziś poćwiczyć częstsze nawiązywanie kontaktu wzrokowego lub uśmiechanie się do uczestników spotkania." b) "Użyję dwóch nowych zwrotów angielskich podczas spotkania". c) "Będę uważniej wsłuchiwać się w to, co mówią inni". Na polu biznesowym ustalanie intencji (tu: celów) wydaje się prostsze, chociaż często też zapominamy o celu spotkania. Jeśli ktoś łatwo się inspiruje i jest do tego mocno empatyczny, skupienie na celu może ulecieć niczym eteryczny motyl w ostatni dzień lata.

Wydobądź z siebie energię.

Brzmi trochę z pogranicza ezoteryki, ale energia to to, co ludzie zawsze zapamiętują. Możesz mieć pięknie ułożony wstęp do Twojego spotkania biznesowego po angielsku, a ludzie i tak zapamiętają bardziej to, jak się z Tobą czuli niż same słowa, które wypłynęły z Ciebie. Nastrój się jak gitara. Bądź swoim własnym kamertonem. Przyznam się Tobie do czegoś. Wiele lat temu była bardzo nieśmiała i przez to jakby niewidzialna na spotkaniach różnego rodzaju. Chowałam się za plecami innych. To dawało mi poczucie bezpieczeństwa, ale niestety tym zachowaniem nie poprawiałam swoich umiejętności komunikacyjnych. Kiedy zrozumiałam, że wystarczy wyjść z domu z odpowiednią intencją i jakby ożywić się, nastawić entuzjastycznie na spotkanie, to nagle wszystko zmieniło się o 180 stopni. Dziś jedną z pierwszych rzeczy, które słyszę od nowo poznanych osób są komplementy na temat mojej zaraźliwie pozytywnej energii!

Przygotuj dobry wstęp.

Musisz zacząć spotkanie biznesowe po angielsku bez zawahania, z odpowiednią siłą, po prostu z pewnością siebie. Możesz to wyćwiczyć. Mówi się, że dobry wstęp i mocne zakończenie, które zmusza nas do refleksji lub działania to gotowy przepis na sukces Twojego wystąpienia. Jak przygotować dobry wstęp na spotkanie biznesowe po angielsku?

Przykuj uwagę słuchacza już pierwszym zdaniem.

Wypowiedz je zdecydowanie, nawiązując kontakt wzrokowym z wszystkimi uczestnikami. Po tym zdaniu zrób krótką pauzę. Zapisz sobie kilka zdań i wypowiedź na głos. Które z nich brzmią najbardziej przekonywująco dla Ciebie? Które mogą brzmieć najciekawiej dla Twoich odbiorców? Niech będą to:

• statystyki podane w atrakcyjny lub zaskakujący sposób, najlepiej używając porównania. Na przykład: "Our sales have never been lower (Nasza sprzedaż nigdy nie była tak niska)". "Over 80 percent of our goods are going to be destroyed. = Osiemdziesiąt proces naszego towaru będzie zniszczone."

• szokujące zdanie, np. "We aren't satisfied with our company policy, are we? (Nie jesteśmy zadowoleni z polityki firmy, prawda?)"

• zdania typu "what if = co gdyby". "What if we had to close our company today? = Co by się stało gdybyśmy musieli dziś zamknąć firmę?

W kolejnych zdaniach koniecznie wyraźnie wypowiedz cel spotkania.

Cel musi wybrzmieć jednoznacznie. Dla lepszego efektu, lepiej użyć liczby mnogiej "we" aniżeli "I".

• "We're going to go over... (Omówimy...)".

• "We're here to... (jesteśmy tu po to, aby...)",

• "The purpose of today's meeting is to... (Celem naszego spotkania jest...)".

• "We're going to discuss our product launch. = Będziemy dziś omawiać wprowadzenie produktu na rynek."

• "When we are done, we will walk away with… = Kiedy skończymy, wyjdziemy stąd z..."

Przygotuj listę wypełniaczy, tzw. "fillers" i zgrabnych spójników, łączących fraz, które nadadzą Twojej wypowiedzi lekkości.

Tu, aby lekko rozpocząć spotkanie biznesowe po angielsku, z pomocą mogą przyjść takie zwroty jak:

• "First of all = Po pierwsze, przede wszystkim",

• "To start with = Na początek"

• "Let's get started = Zacznijmy." "I'm excited to get started = Cieszę się, że możemy zacząć."

• "In brief = W skrócie"

Podziękuj innym za przybycie. Docenienie innych zawsze tworzy pozytywna atmosferę.

• "Thank you for coming today. = Dziękuję za przyjście"

• I really appreciate your attendance. = Bardzo dziękuję Wam za Waszą obecność"

Omów agendę

• "I’ll keep this meeting brief. = Obiecuję, że spotkanie nie potrwa długo."

• "Let's go over the agenda first. = Omówmy najpierw agendę spotkania."

Możesz też, w zależności od rodzaju spotkania biznesowego po angielsku, przygotować coś na rozgrzewkę.

Takie ćwiczenia pobudzające, zredukują Twój stres i wprowadzą innych w dobry nastrój, a nawet zintegrują uczestników. To może być interaktywny quiz dotyczący danych/ciekawostek firmy lub zadania typu: Znajdź jak najwięcej podobieństw z pozostałymi uczestnikami spotkania.

Podsumowując...

Nie ma znaczenia, czy jesteś wyjadaczem na spotkaniach biznesowych po angielsku, czy dopiero zaczynasz z nimi przygodę. Dobre, przemyślane przygotowanie to podstawa. Doprecyzuj koniecznie swój cel i zacznij od dobrego energetycznego wstępu, tak z przytupem. Twoje dobre wprowadzenie nada ton całemu spotkaniu!

Dodatkowo przygotuj listę ładnych zwrotów. Naucz się ich poprzez powtarzanie na głos i nagrywanie na dyktafon w telefonie. Ćwicz przed lustrem, jadąc samochodem, gdziekolwiek. Z czasem prowadzenie spotkań po angielsku przyjdzie Ci łatwiej, a praktyka zwyczajnie doda Ci pewności siebie.

O tym jak ujarzmić angielski w pracy pisałam w poprzednim poście. Kliknij tu. A jeśli masz ochotę poćwiczyć ze mną, to zapraszam na kurs Angielski w biurze, czyli "Superdooper Office Language Challenge". Kliknij tu. Ten kurs pomoże Ci osłuchać się z językiem i zapamiętać najważniejsze zwroty, które możesz śmiało stosować nie tylko w pracy, ale i po godzinach. Interaktywna forma kursu zapewni Ci dużo zabawy i satysfakcji z realnych, widocznych postępów. Nabierzesz większej pewności siebie i ogłady językowej ?

W przyszłości dodam tu też krótki kurs jak prowadzić spotkania online. Stay tuned i powodzenia!

Agata

PS A tu jeszcze taka próbka spotkania na wesoło ? Jeśli chcesz więcej takich niespodzianek, to zapisz się tu i odbierz darmowy kalendarz adwentowy. Jeszcze zdążysz nadrobić zaległości! Kliknij i baw się angielskim tu.

Pssst i jeszcze mała powtórka z powyższych wskazówek w formie zabawnej rozmowy z moim amerykańskim alter ego Vanessa 😉